Quando un’e-mail può rovinarti la vita....... clicca per leggere la storia

C’E’ LA STORIA di Joshua che ha conosciuto online un ragazzo, Marty, con cui ha cominciato a chattare. Avendo saputo che Marty lavora per una compagnia di assicurazioni ha curiosato sul sito web dell’azienda e – bella sorpresa – ha trovato le foto degli impiegati. Accanto a ciascuna c’è un link che invita a contattare il dipendente per informazioni e domande. Così Joshua pensa di fare un gesto carino e clicca sul link accanto alla foto di Marty. Nel messaggio scrive “Allora? Ci vieni a cena con me questo week end?”. Quindi preme ‘invia’. A sera, in chat, Joshua riceve un messaggio furioso del non ancora incontrato partner che spiega: “Il link accanto alla foto rimanda a un indirizzo comune dell’azienda: ora tutti i colleghi sanno che sono gay”. La relazione tra Joshua e Marty non è mai iniziata.
C’è poi la storia di Connie, grafica, che un giorno – il suo giorno libero – riceve dal capo una email. Le suggerisce di rimanere a casa ancora per una giornata. Connie, consapevole che le cose non andavano benissimo al lavoro, risponde educatamente. Appena dieci minuti dopo riceve una seconda email del capo. La apre e questa volta legge: “Ciao, mi aiuti? Devo trovare il modo di licenziare questa…”: invece di inviare il messaggio alla persona giusta il capo aveva semplicemente cliccato ‘rispondi’ all’email di Connie, che ha quindi appreso bruscamente del suo destino professionale. E ha risposto via email per dire che non avrebbe attraversato la città in macchina per farsi buttare fuori.
Sono solo alcune delle centinaia le storie raccolte in Send: The Essencial Guide to Email for Office and Home, il libro che David Shipley, giornalista del New York Times – e Will Scwhalbe, editore della Hyperion book – hanno dedicato ai disastri che un’email sbagliata può scatenare nelle nostre vite, sul lavoro e nel privato. Non il solito galateo dell’email, ma un vero manuale di sopravvivenza che dovrebbe impedirci di commettere tutti quegli errori che rischiamo di fare quando inviamo una email. Primo fra tutti quello di non pensare prima di cliccare sul tasto ‘invia’.
“L’email – spiega David Shipley – è un mezzo solo relativamente nuovo: da più di dieci anni fa parte della nostra quotidianità. Scriviamo e mandiamo messaggi elettronici con una frequenza e con una velocità incontrollabili. Certi errori perciò sono sempre in agguato o, addirittura, sono diventati cronici. Sono proprio quelli che mettono a rischio la nostra tranquillità”.
Ecco allora un vero decalogo dell’email perfetta: non usare l’indirizzo email aziendale per comunicazioni private; prestare grande attenzione alla parte alta del messaggio, quella che compare in automatico, che indica soggetto e destinatari e che è all’origine dei peggiori equivoci; compilare un messaggio non troppo informale e non vago – questo alleggerirà il vostro compito quando riceverete una risposta, perché indurrà un atteggiamento simile nel corrispondente. E ricordare sempre che ironia, sarcasmo e ambiguità non funzionano in questi tipo di comunicazione. Scegliete casomai un altro canale.
Qual è l’errore più frequente tra quelli analizzati dal vostro libro?
“Un messaggio dal contenuto vago, non chiaro, è forse il peggiore degli errori”, risponde Shipley.”Anche perché determina una serie di incertezze, di domande e di congetture nel destinatario che minano l’efficienza della comunicazione e, in un certo senso, paralizzano l’attività lavorativa”.
Un’email sbagliata può provocare problemi sul lavoro…
“Stiamo parlando di un problema affrontato recentemente anche dal Dipartimento di Giustizia americano che ha dovuto esprimersi sulle condizioni che giustificano il licenziamento per comportamento scorretto via email. Un’email inopportuna è costata il posto di lavoro a moltissime persone”.
Dal momento che siamo tutti a rischio, non sarebbe meglio un atteggiamento di tolleranza reciproca?
” Certo, questo è un auspicio. E’ vero comunque che la gente comincia da poco a raccontare questi episodi e a condividerli. Finora restavano per lo più nascosti, quasi un tabù”.
Quali precauzioni prendere?
“Le aziende si stanno attivando molto per educare i loro dipendenti su questi temi. Individualmente non abbiamo molta scelta: scrivere dapprima il testo come bozza. Oppure: non inserire mai il destinatario, se non all’ultimo quando si è davvero certi di voler inviare il messaggio. Solo educando noi stessi con pazienza ci mettiamo al riparo da conseguenze spiacevoli”.
Perchè continuiamo a fare gli stessi errori inviando un’email?
“Secondo gli scienziati l’email innesca nel nostro cervello uno stato di sospensione della coscienza della comunicazione. In una chiacchierata di persona o al telefono siamo sempre consapevoli dell’interazione con un altro individuo. L’email induce uno stato di disinibizione che ci fa dimenticare del contesto comunicativo. Che è poi la stessa ragione per cui moltissime liti via email hanno una durata incontrollabile”.
E che cosa comporta un atteggiamento disinvolto?
“L’errore colossale che sta alla base è di credere che un’email costituisca solo un messaggio virtuale, mentre l’email è di fatto un testo permanente, può essere rintracciato e – soprattutto – diffuso. E un solo errore può mettere in discussione tutta la nostra credibilità”.
Intanto il sito thinkbeforeyousend che gli autori di Send avevano messo in piedi per raccogliere materiale e costruire il loro libro è ormai diventato un vero e proprio “lettino dello psicanalista”, dove tutti quelli che hanno avuto gli affetti, il lavoro e la serenità stravolti da un’email sbagliata trovano uno spazio per sfogarsi e condividere un malessere davvero per niente virtuale.